Privacy verklaring voetbalvereniging Klein Maar Dapper (KMD)

Algemene informatie
In deze verklaring geeft voetbalvereniging Klein Maar Dapper (KMD), gevestigd aan de Heulweg te Wateringen, aan welke persoonsgegevens er worden gebruikt door KMD en met welk doel.

Persoonsgegevens die wij verwerken
KMD verwerkt je persoonsgegevens omdat je lid bent van onze voetbalvereniging en daardoor je persoonsgegevens zelf aan ons verstrekt hebt (lidmaatschapsovereenkomst) of omdat je vrijwilliger bent en in dat kader je persoonsgegevens aan ons verstrekt hebt. In de bijlage bij deze Privacy verklaring is een schematisch overzicht opgenomen van de persoonsgegevens die KMD verwerkt en de doelen waarvoor dit gebeurt. Door lid te worden van KMD stem je in beginsel in met deze Privacy verklaring. Indien er tegen een of meer verwerkingen van persoonsgegevens door KMD bezwaar bestaat, dan kun je dit melden bij de ledenadministratie van KMD (zie hierna onder het kopje “Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen” ) of bij de secretaris van KMD (zie hierna onder het kopje “Recht op bezwaar”).

Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?
Wij volgen de geldende regelgeving, zoals de AVG en de Archiefwet. Op hoofdlijnen geldt het volgende. De persoonsgegevens van leden worden geautomatiseerd in Sportlink bewaard tot drie jaar na het einde van hun lidmaatschap van de vereniging. Na deze termijn van drie jaar worden de contactgegevens opgenomen in het archief in het oud-ledenbestand om zo de historie van de vereniging zo goed mogelijk te bewaren. Opname in het oud-ledenbestand vindt niet plaats indien hiertegen bezwaar wordt gemaakt door het oud-lid in kwestie.

De gegevens van vrijwilligers worden als pdf-bestand bewaard op de PC van de ledenadministratie van KMD en zijn te raadplegen in de wedstrijdkamer.  Een jaar nadat de vrijwilliger geen vrijwilligersfunctie meer heeft binnen de vereniging van KMD, worden deze gegevens verwijderd of overgebracht naar het archief waarin gegevens zijn opgenomen die bijdragen aan de historie van de vereniging. Opname in het archief vindt niet plaats indien hiertegen bezwaar wordt gemaakt door de oud-vrijwilliger in kwestie.

Gegevens die nodig zijn voor de financiële administratie van KMD worden conform de wettelijke vereisten 7 jaren bewaard.

Verwerken van beeldmateriaal en persoonsgegevens op de website

Tijdens wedstrijden en voetbalgerelateerde activiteiten van KMD worden regelmatig foto’s genomen van acties en/of sfeerbeelden, waarop leden van KMD, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de website of op de Facebook-site van KMD verschijnen. Indien hiertegen bezwaren bestaan, dan kan dit kenbaar gemaakt worden bij de secretaris van KMD (secretaris@sv-kmd.nl). Het beeldmateriaal zal dan worden verwijderd.

De mogelijkheid voor een dergelijke opt-out bestaat er niet voor algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop degene die bezwaar maakt, of diens minderjarige kind, niet centraal of duidelijk herkenbaar is afgebeeld.

Op de website van KMD worden teamfoto’s gepubliceerd, inclusief een lijst met namen van de teamleden en namen van de begeleiding van het team. Dit is nodig om inzicht te geven in de organisatiestructuur van KMD, voor identificatie van het team en om bij te dragen aan een goede interne en externe communicatie van het team. Indien een lid of begeleider tegen publicatie van zijn foto bezwaar heeft, wordt het lid of de begeleider verzocht dit bij het maken van de teamfoto te vermelden als ook dit door te geven aan de secretaris van KMD.

Contactgegevens en een portretfoto van vrijwilligers worden opgenomen op de website voor zover de vrijwilliger in kwestie hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven. Opname van deze gegevens op de website draagt bij aan goede interne en externe communicatie en geeft inzicht in de structuur en bereikbaarheid van KMD.

Delen van persoonsgegevens met derden
KMD deelt jouw persoonsgegevens met derden die een taak voor KMD uitvoeren. Deze derden vallen voor de uitoefening van hun taak, voor zover zij deze in opdracht van KMD verrichten, onder de verantwoordelijkheid van KMD. Het gaat om de volgende partijen en taken:

Sportlink: ledenadministratie KMD en link met KNVB (https://support.sportlink.nl/nl/support/solutions/articles/9000071459-sportlinkproducten-en-privacy-)

Clubcollect: innen van de contributie die je moet betalen aan KMD (https://chargingio.s3.amazonaws.com/assets/legal/nl-privacy.pdf)

Ziber: beheer van de website van KMD (https://www.ziber.nl/pg-6457-7-99795/pagina/privacybeleid.html)

Teamscout: spelersvolgsysteem en hulpprogramma voor trainers.

KMD verstrekt voor commerciële doeleinden geen contactgegevens van leden of vrijwilligers aan derden.

Cookies op website KMD, websites derden en sociale netwerken

De website van KMD is een officieel communicatiekanaal van de vereniging. Dit geldt ook voor het twitteraccount van KMD en het profiel dat KMD heeft op Facebook. Alleen de beheerders van deze communicatiekanalen kunnen de website, Facebook of twitter namens KMD bewerken. Op de website van KMD zijn diverse cookies terug te vinden (zie de toelichting hierna). Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Functionele en technische cookies

KMD maakt gebruik van diverse functionele en technische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.

Cookies geplaatst in de buttons van sociale netwerken

Op de website van KMD zijn buttons opgenomen die een link vormen naar sociale netwerken zoals Facebook of Twitter. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van de sociale netwerken zelf afkomstig zijn. Door middel van deze codes worden cookies geplaatst. KMD heeft daarop geen invloed. De privacyverklaringen van de verschillende sociale netwerken zijn hierop van toepassing. Het kan zijn dat sociale netwerken de informatie die zij verzamelen overbrengen naar en opslaan op servers in de Verenigde Staten. De sociale netwerken stellen dat zij zich houden aan de daar geldende regelgeving op het terrein van privacy. Daarmee zou sprake zijn van een voldoende niveau van bescherming van de privacy zodra er persoonsgegevens verwerkt worden. KMD is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit alle aansprakelijkheid hierover uit.

Cookies op websites van derden via een link op de KMD-website

Op de website van KMD zijn ook links naar websites van derden opgenomen. Wanneer een bezoeker van de KMD-website op zo’n link klikt (voorbeeld: een link in de advertentie van een sponsor), zijn de privacyverklaringen van deze derden van toepassing. KMD is niet verantwoordelijk voor de cookies die worden gebruikt op websites van deze derden.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
KMD neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Vrijwilligers hebben beperkt toegang tot de contactgegevens van leden, afgestemd op de functie die zij vervullen;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord op al onze systemen;
• Alle leden en vrijwilligers zijn en worden geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen 
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij over jou in ons bezit hebben, over te dragen aan jouwzelf of, in opdracht van jou, aan een andere organisatie.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming voor de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar de ledenadministratie van KMD:

Email:              Ledenadministratie@sv-kmd.nl

Postadres:       Postbus 39

                        2290 AA Wateringen

Recht op bezwaar

Als lid van KMD, ouder van een lid dat jonger is dan 16 jaar, of als vrijwilliger, heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door KMD.

Dit recht heb je bij alle verwerkingen (gebruik) van persoonsgegevens die niet zijn gebaseerd op jouw eigen toestemming, die niet zijn gebaseerd op de gesloten lidmaatschapsovereenkomst of die niet zijn gebaseerd op een wettelijke plicht.

KMD zal per geval beoordelen of er tegemoet gekomen kan worden aan het bezwaar. Er vindt een afweging van belangen plaats tussen aan de ene kant het belang van degene die bezwaar maakt en aan de andere kant het belang van KMD. KMD zal moeten aantonen dat het een gerechtvaardigd belang heeft om de persoonsgegevens te blijven gebruiken, ook al heeft het betreffende lid of de betreffende vrijwilliger hier vanuit privacy-oogpunt bezwaar tegen. 

Een bezwaar kan worden ingediend bij de secretaris van KMD:

Email:              secretaris@sv-kmd.nl

Postadres:       Postbus 39

                        2290 AA Wateringen

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens door KMD, dan vragen wij je om direct contact met ons op te nemen. We hopen dat we er dan samen uitkomen. Daarnaast heb je ook de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bijlage: schematisch overzicht van verwerkingen van persoonsgegevens door KMD

Schematisch overzicht