Beste KMD leden,
Wat missen we onze sport en wat missen we onze ontmoetingen op de club! We zijn ons heel erg bewust geworden van de waarde van het bij elkaar kunnen zijn, samen een potje voetballen, samen lachen en even een luisterend oor bieden als iemand wat op z’n hart heeft of gewoon even stoom wil afblazen. De sportvereniging verbindt ons brengt ons als kleurrijke mengelmoes van individuen samen. Want hoeveel verschillende beroepen, studies en levensmotto’s zitten er wel niet in een gemiddeld voetbalteam?! Op dit moment kunnen we niet anders dan verlangen naar het moment dat we als bont gezelschap weer bij elkaar kunnen komen op de mooie voetbalzaterdagen. De vooruitzichten rond een geleidelijke heropening van de maatschappij zijn positief, dus laten we hopen op een ouderwets gezellig nieuw seizoen!
Wij hebben de afgelopen maanden veel nagedacht over de toekomst van de KMD-organisatie die vrijwel geheel afhankelijk is van de inzet van vrijwilligers. KMD prijst zich gelukkig met een flinke groep toegewijde vrijwilligers, waarvan sommigen bijna dagelijks in de weer zijn voor de vereniging. Dit soort leden is goud waard natuurlijk, maar ook zij kunnen de vele taken die moeten worden uitgevoerd om een vereniging draaiende te houden, niet alleen doen. Bovendien is participatie van alle leden en/of ouders van jeugdleden in de vrijwilligersorganisatie gewenst, omdat we zo met elkaar de verantwoordelijkheid voor het succesvolle voortbestaan van KMD kunnen dragen. In die zin is een voetbalvereniging ook gewoon anders dan een sportschool, waar je tegen betaling een faciliteit om te sporten afneemt. KMD is een organisatie zonder winstoogmerk, heft contributies om een deel van de uitgaven te kunnen bekostigen, maar is daarnaast simpelweg afhankelijk van de vrijwillige inzet van leden. Maar wat we de afgelopen seizoenen helaas hebben gemerkt, is dat het organiseren van deze inzet steeds lastiger lijkt te worden. Wij zijn ervan overtuigd dat de reden hiervoor niet ligt in een mogelijk gebrek aan betrokkenheid of bereidheid tot het verrichten van vrijwilligerstaken bij de leden, maar in de te beperkte informatievoorziening richting de leden, over de taken en uitdagingen waarvoor wij hun inzet zo goed kunnen gebruiken. Daar moeten wij als vrijwilligerscommissie dus mee aan de slag!
Van de groep vrijwilligers, die uiteenloopt van trainers en jeugdelftal-leiders tot leden van de kascommissie of de onderhoudsploeg, krijgen we altijd hetzelfde positieve beeld dat men zijn of haar inzet met heel veel plezier en voldoening doet. Want wat is er mooier dan met je eigen kwaliteiten je eigen club verder brengen. En wat we graag willen, is dat we deze gelegenheid aan een veel grotere groep leden kunnen bieden. Hoe gaan we dat de komende tijd doen:
Inventariseren van alle vrijwilligerstaken:
Daar waar sommige vrijwilligers al jarenlang bijna als vanzelfsprekend en zonder morren hun bijdrage leveren, zou je bijna geneigd zijn te ‘vergeten’ wat zo’n vrijwilligerstaak (of -functie) allemaal behelst. We kennen natuurlijk allemaal wel die clubiconen, die altijd aanwezig zijn om hun steentje bij te dragen. We noemen ze maar niet bij naam, want die lijst is lang en iedereen die je niet noemt, doe je dan ook tekort, want ook dat vinden we belangrijk: Er mag verschil in vrijwilligersinzet zijn. Niet iedereen hoeft bij nacht en ontij klaar te staan en ook niet iedereen heeft evenveel tijd beschikbaar. Wij zijn dan ook van mening dat het uitgangspunt moet zijn dat ‘alle inzet telt’. Maar de eerste opdracht die we ons hebben gegeven, is dus om een volledig overzicht van alle taken en verantwoordelijkheden te krijgen, of ze nu wel of niet al zijn ingevuld. Als we als leden maar collectief op het netvlies hebben wat het behelst om de vereniging draaiende te houden en de toekomst in te sturen, dan maakt dat het gesprek over het beleid en de inzet van vrijwilligers een stuk makkelijker.
Werven van vrijwilligers:
Op basis van de inventarisatie en de analyse van de ‘vacatures’ in de KMD-organisatie gaan we de leden uitnodigen om zich te oriënteren op de diverse taken waarvoor zou ingezet zouden willen worden. We gaan proberen een goede match maken van de voorkeuren en vaardigheden van leden met de in te vullen vrijwilligerstaken.
Gebruik van Club.Vrijwilligers:
Veel van de vrijwilligerstaken hebben een specifiek tijdsgebonden patroon, zoals de taken in de kantine (keuken en bar). Hiervoor geldt dat het vooral een uitdaging is om de inzet van de vrijwilligers evenredig ingepland te krijgen over de verschillende dagen en tijdsblokken. Het streven is daarbij uiteraard om een goede spreiding te bewerkstelligen, zodat de bemanning kan worden afgestemd met de verwachtte drukte. Om deze planning zo effectief en efficiënt mogelijk te maken, gaan we gebruik maken van de bij de leden bekende voetbal.nl app, waarin ook de vrijwilligersmodule zal worden geactiveerd, waarmee het op zeer eenvoudige wijze mogelijk wordt om je voor bepaalde taken en/of diensten aan te melden. Wij verwachten dat deze toepassing ons heel erg gaat helpen bij het beheersbaar houden van de planning en organisatie van de vrijwilligerstaken. Leuk om te vermelden is dat we al op korte termijn een eerste test gaan doen en via de app leden gaan uitnodigen voor een overzichtelijke en eenmalige vrijwilligerstaak. Hou de berichtgeving daaromtrent dus goed in de gaten!
Instructie en ondersteuning van vrijwilligers:
Wij vinden het van het grootste belang dat een vrijwilliger plezier beleeft en voldoening krijgt van zijn inzet. Daarom is het heel belangrijk dat vrijwilligers goed begeleid worden en niet ‘voor de leeuwen gegooid’ worden. Er is immers niets meer frustrerend dan iets zonder toelichting of instructie te moeten doen om vervolgens te concluderen dat het niet goed gaat. Wij vinden dat we met zorg moeten omgaan met elkaar, dat we een veilige en vertrouwde omgeving moeten creëren voor de vrijwilligers en we denken dat een serieuze en professionele benadering van vrijwilligers ook tot goede ervaring bij de vrijwilligers zelf leidt, die hopelijk voor herhaling vatbaar zal zijn! Die juiste instructie en ondersteuning gaan we nastreven met duidelijke taakomschrijvingen, heldere communicatie en wellicht op termijn zelfs met instructievideo’s.
Vrijwillig, maar niet vrijblijvend
Natuurlijk hebben we het ook gehad over de vraag wat te doen bij het uitblijven van vrijwillige inzet. En ondanks dat we vooral willen uitgaan van een positieve en motiverende insteek, zullen we leden die zich aan de noodzakelijke vrijwillige inzet onttrekken, gaan aanspreken. Ieder lid wordt immers geacht een zekere vrijwillige inzet te leveren. Door middel van de app wordt de vrijwillige inzet geregistreerd en wordt voor ons zichtbaar op welke leden we al een beroep hebben kunnen doen en van welke leden we nog een zekere inzet verwachten. Wij zullen er zeker geen ‘big brother’ achtige praktijken op nahouden, maar wegduiken voor de morele verplichting van vrijwilliger inzet kan hiermee wel aan het licht komen. En nogmaals, de insteek is echt motiveren en niet afdwingen.
We hopen jullie met dit bericht goed te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid jullie bij vragen en suggesties te woord te staan. Wil je ons al iets laten weten, stuur dan een mail naar vrijwilligers@sv-kmd.nl.
Met vriendelijke groet,
Namens de Vrijwilligerscommissie
Dide van Adrichem
Ton Moret
Thijs Kool
Frank Hollaar